Klauzula infomacyjna
I. Wprowadzenie
Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji zawsze były traktowane priorytetowo w działalności K2Consulting Sp. z o.o. (dalej K2C). Jako odpowiedzialna organizacja, która ma świadomość, że informacja ma określoną wartość i stanowi zasób wymagający właściwej ochrony, zależy nam na należytym informowaniu Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści nowych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu, w niniejszym dokumencie przedstawiamy kluczowe informacje o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.
II. Podstawowe informacje o ochronie danych osobowych.
Administratorem Państwa danych osobowych jest K2Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, 91-463 ul. Łagiewnicka 54/56 4.02 ( dalej ADO lub K2C).
Z Administratorem w sprawach ochrony danych osobowych można się skontaktować telefonicznie: +48 502619864, drogą mailową na mail: b.kazarnowicz@k2c.com.pl.
II. Adresaci niniejszej klauzuli informacyjnej.
Niniejsza klauzula informacyjna dotyczy danych osobowych:
- kontrahentów K2C, w tym potencjalnych kontrahentów K2C będących osobami fizycznymi, w tym osobami prowadzącymi jednoosobowe działalności gospodarcze (dalej: kontrahenci),
- pracowników i współpracowników kontrahentów (dalej: przedstawiciele kontrahentów),
- osób kontaktujących się za pośrednictwem dedykowanych formularzy kontaktowych (dalej: użytkownicy),
- reprezentantów osób prawnych.
III. Skąd pozyskujemy dane osobowe i jakie dane przetwarzamy.
Państwa dane osobowe K2C pozyskuje albo bezpośrednio od Państwa, albo przekazywane są one za pośrednictwem innych osób lub podmiotów (np. od kontrahenta lub przedstawiciela kontrahenta).
Dane osób korzystających z formularzy kontaktowych są przekazywane bezpośrednio przez nie.
Dane osobowe przetwarzamy w poniższym zakresie:
- w przypadku kontrahentów : dane związane z prowadzoną działalnością, a w szczególności: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres prowadzonej działalności gospodarczej, adres zamieszkania, adres korespondencyjny, adres email, numer telefonu, numer rachunku bankowego, numery posiadane w rejestrach NIP, REGON, oraz innych ( np. BDO) a także w uzasadnionych przypadkach numer PESEL, numer dowodu osobistego (w celu identyfikacji tożsamości).
- w przypadku reprezentantów osób prawnych: imię, nazwisko, funkcja, numer PESEL, numer telefonu, adres email
- w przypadku przedstawicieli kontrahentów/osób do kontaktu: imię i nazwisko, adres email, numer telefonu, a także w uzasadnionych przypadkach kwalifikacje zawodowe, numer PESEL, numer dowodu osobistego (w celu identyfikacji tożsamości).
- w przypadku użytkowników: dane zebrane w ramach korzystania z dedykowanych formularzy kontaktowych, w szczególności imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu.
IV. Cele przetwarzania danych osobowych.
Podane przez Pana/Panią dane osobowe będą przetwarzane:
- zawarcie i wykonanie umowy zawartej przez K2C z kontrahentem (dalej: Umowa), tj. realizacja wynikających z Umowy obowiązków stron – przez czas trwania Umowy oraz rozliczeń po jej zakończeniu (podstawą przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonania Umowy – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, a w przypadku przedstawicieli kontrahenta art. 6 ust. 1 lit f) RODO),
- weryfikacja kwalifikacji zawodowych przedstawicieli kontrahenta w związku z prowadzonymi negocjacjami lub w ramach zawartej Umowy – przez czas negocjacji lub przez czas trwania Umowy oraz rozliczeń po jej zakończeniu (podstawą jest uzasadniony interes Administratora polegający na uzasadnionej potrzebie weryfikowania przez K2C zdolności kontrahentów i do prawidłowego wykonania Umowy – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO)
- w przypadku złożenia przez Państwa reklamacji – w celu obsługi reklamacji dotyczącej zawartej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit b RODO, a w zakresie w jakim podali Państwo także dane fakultatywne, w celu ułatwienia kontaktu, na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit a) RODO);
- w przypadku kontaktu Państwa z pracownikiem K2C, w tym za pośrednictwem dedykowanych formularzy internetowych – w celu udzielenia informacji na temat realizacji usługi dotyczącej zawartej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) RODO, a w zakresie w jakim podali Państwo także dane fakultatywne, w celu ułatwienia kontaktu, na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit a) RODO) do czasu udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji , nie dłużej jednak niż do czasu ostatecznego rozliczenia Umowy, a także w ramach realizacji uzasadnionego interesu K2C jakim są wewnętrzne cele administracyjne, w tym opracowywanie statystyk zapytań oraz rozwój oferowanych produktów ( art. 6 ust1 lit .f) RODO),
- w przypadku składania przez Państwa dyspozycji zmiany terminu realizacji projektu, zmian lub zaprzestania prac nad projektem objętym Umową – w celu realizacji zawartej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), a w zakresie w jakim podali Państwo także dane fakultatywne, w celu ułatwienia kontaktu, na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit a) RODO);
- nawiązanie lub utrzymanie relacji biznesowych oraz marketing bezpośredni, w tym przesyłanie, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub w innej formie, treści o charakterze marketingowym i promocyjnym, tj. oferty handlowe, informacje na temat K2C i jej działalności i wydarzeniach związanych z jej działalnością – do czasu złożenia sprzeciwu (podstawą przetwarzania będą prawnie uzasadnione interesy K2C jakim jest marketing i sprzedaż produktów i usług nawiązywanie i utrzymywanie relacji biznesowych – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
- W przypadku potwierdzenia wykonania zobowiązania, w przypadku roszczeń K2C roszczeń zgłoszonych względem K2C – w celu ewentualnego ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami; podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes K2C (art. 6 ust. 1 lit f RODO),
- realizacja obowiązków prawnie ciążących na K2C, w szczególności wynikających z przepisów prawa podatkowego, ustawy o rachunkowości ( art. 6 ust.1 lit c) RODO) oraz wynikających z wynikających z przepisów prawa np. w przypadku zwrócenia się z określonym żądaniem przez organy państwowe, w granicach określonych żądaniem oraz przez czas zgodny z przepisami (podstawą takiego przetwarzania będą obowiązujące przepisy prawa – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
V. Przekazywanie danych osobowych.
Państwa dane osobowe są przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz K2C związane z wykonywaniem umowy, takie jak dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, podmiotom takim jak banki i operatorzy płatności, podmiotom świadczącym usługi księgowe, kurierom, agencjom marketingowym, podmiotom świadczącym obsługę prawną K2C, podwykonawcom.
Wszyscy Odbiorcy mają siedzibę na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego dotyczy to również lokalizacji serwerów, na których Administrator będzie przechowywał Państwa dane osobowe.
VI. Przekazanie danych osobowych poza obszar EOG.
Państwa dane osobowe mogą być przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) tylko wtedy, gdy:
- państwo docelowe zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych do tego, który obowiązuje w Unii Europejskiej; lub
- K2C zawarła lub podwykonawca K2C zawarł umowę w oparciu o standardowe klauzule umowne lub wdrożyli inny mechanizm, który zgodnie z przepisami prawa legalizuje transfer danych do państwa trzeciego.
VII. Okres przetwarzania danych osobowych.
Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres przewidziany dla danego procesu jednak nie dłużej niż przez okres wynikający z przepisów prawa. Okres przetwarzania może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie Państwa danych osobowych będzie niezbędne dla ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez K2C – po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa.
VIII. Prawa osób, których dane są przetwarzane.
Przysługuje Państwu prawo: dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych.
Przysługuje Państwu także prawo wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
Przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych osobowych dla procesów K2C w których podstawą przetwarzania jest prawnie usprawiedliwiony interes K2C, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Dla celów dowodowych K2C prosi o zgłaszanie sprzeciwu drogą pisemną lub elektroniczną.
IX. Dobrowolność podania danych.
Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy, nawiązania i utrzymywania relacji biznesowych czy udzielenia odpowiedzi na zadane w formularzu elektronicznym zapytanie.
X. Profilowanie
K2C nie będzie podejmował wobec Państwa decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym w wyniku profilowania, wywołujących wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających.
